ENTENDA A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO DOS SEUS DADOS NO EXCEL

Oi pessoal, tudo bem?

Todos nós, temos no nosso dia a dia, diversas tarefas para realizar com prazos definidos e expectativa de qualidade. Esses atributos são necessários para satisfazer nossos clientes e também a chefia. Dessa forma, quanto mais otimizamos nossas rotinas, investindo nas estratégias certas, melhor para nosso resultado, certo?

O que vim trazer para reflexão é a forma como você organiza as informações dentro dos seus projetos no Excel.

Quando o projeto está desorganizado, as informações que saem dele ficam menos confiáveis pois uma auditoria rápida torna-se inviável, gasta-se muito tempo com simples alterações e também são de difícil entendimento. Normalmente essa desorganização resulta em arquivos pesados, lentos e poluídos. Além de ficar super complicada a vida de quem assumir seu arquivo caso você esteja ausente.

Se você não quer passar uma imagem de desleixo ou amadorismo, dedique um tempo à organização do seu documento!

Quer saber se seu arquivo está confuso e bagunçado? Veja a quantas perguntas dessas você responde sim:

Seus dados são organizados?

  1. Você espalha seus dados por todo o arquivo criando planilhas diferentes para cada mês, funcionário ou categoria de uma variável?
  2. Cada planilha do seu arquivo possui um layout diferente (as planilhas diferem na fonte, cores, posição das tabelas, layout das tabelas, menu, posição do título etc.)
  3. Numa mesma planilha você trabalha com banco de dados, tabelas de frequência e gráficos
  4. Costuma formatar o banco de dados com cores fortes (amarelo, verde, vermelho) para sinalizar alguma informação (que normalmente só quem fez sabe do que se trata)

Vou parar por aqui com as questões… E aí, quais desses erros você ainda comete nos seus arquivos? Comenta aqui em baixo!!!

Mas agora vamos falar de coisa boa! (e não, não é da tecpix)

Quando os seus projetos estão organizados, com o projeto sistematizado, o gerenciamento e manutenção do arquivo é otimizado, o que facilita – e muito – o cotidiano de trabalho, aumenta a produtividade e a eficiência do atendimento às demandas, reduz os custos e retrabalho. Além de ganhar muitos pontos com os colegas e a chefia!

Mas você pode pensar: -Mas, Tarcila, deixar tudo arrumadinho e bonitinho dá muito trabalho e eu já tenho muita coisa pra fazer!

E eu te digo, pode até dar algum trabalho na primeira vez para deixar tudo organizado e “bonitinho”, mas, como dizem, a prática leva à perfeição. E também, você tem que ter em mente os benefícios e que normalmente só temos maior trabalho na elaboração já que a manutenção fica muito mais rápida e prática.

Quer que eu te dê mais motivos?

MAIOR CONTROLE

Se você tem todos os seus projetos bem sistematizados, você consegue controlar cada etapa de forma mais efetiva. Com isso, é possível saber onde está cada informação (dados, tabelas, gráficos), tendo mais conhecimento de onde o seu projeto pode ser mais eficaz e automatizado. Se algo estiver errado, você poderá identificar facilmente em quais locais ocorreram erros. Da mesma forma, será melhor para promover mudanças, pois, tendo o arquivo organizado, você consegue realizar um bom planejamento, prevendo as consequências e optando por bons indicadores para avaliar o desempenho.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

Projetos bem sistematizados permitem que sua equipe seja mais produtiva. Vocês eliminam horas ociosas e perda de tempo com buscas e ajustes nos procedimentos básicos, pois tudo já estará pré-definido e padronizado, da forma mais planejada, ágil e prática possível. Isso também minimiza erros nas ações no trabalho e retrabalho nas conferências. Os colaboradores rapidamente aprendem a sequência e a forma de desempenho das tarefas e saberão o que deve ser feito. Assim, é possível que todos sejam mais produtivos.

MAIOR PREVISIBILIDADE

Quando os arquivos estão organizados, você conhece tudo o que está no arquivo e onde está e, com isso, tem mais previsibilidade. Contudo, mais interessante ainda é quando você estabelece um padrão para todos os arquivos criados. Assim, o trabalho é realizado dentro de parâmetros pré-definidos, sem improvisos e sem depender do gosto de cada profissional. Isso evita que os serviços saiam diferentes, com alguns muito bons e outros de menor qualidade. Outra vantagem é a facilidade de repassar o arquivo a outro profissional, se você estiver ausente, os outros terão condições de continuar. Ou seja, o know-how dos procedimentos não é monopolizado, ele pertence a todos na empresa.

MAIS FACILIDADE PARA A INSERÇÃO DE NOVAS ANÁLISES

Inserir novas informações e análises é vital para o amadurecimento do processo e da análise de performance. Mas sem uma boa organização dos arquivos, a automação pode não ser tão eficaz. Afinal, como, por exemplo, otimizar a geração de relatórios se a cada hora os procedimentos são realizados de uma forma? Ter processos sistematizados e organizados são muito importantes para o aumento da agilidade e minimização de erros.

Agora que você já conhece alguns dos ganhos que a organização e automatização trazem aos seus projetos no Excel, você pode me perguntar: – Muito legal, Tarcila, mas onde eu aprendo como orgnizar meus projetos e automatizá-los?

Bom, meu caro gafanhoto, você pode começar me seguindo aqui, pelo LinkedIn e também assistindo meus vídeos no canal Tudo com Excel no Youtube. Agora que decidi usar mais essa rede social, espero produzir cada dia mais conteúdo no formato de artigos.

Quer começar agora a organizar mais seus arquivos? Comece assistindo a aula 3 do Curso de Excel Básico, onde falo sobre Bancos de Dados e Tabelas no Excel! O link vai estar no meu comentário nessa publicação.

Se leu até aqui, comenta aí o que achou da publicação e se quer mais textos assim! Pretendo trazer dicas práticas também e mais reflexões.

Texto adaptado de: https://blog.simova.com.br/entenda-importancia-da-organizacao-de-processos-em-uma-empresa/

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